Encomendas de compra

As encomendas de compra permitem registar as ordens feitas com os fornecedores, rastrear seu status (Novo, Lançado, Recebido, Fechado, Cancelado), e atualizar as quantidades quando os bens são recebidos. Também pode ver na página de detalhes de um produto se esse produto está em ordem e quando é esperado.

Acesso às encomendas de compra

Secção: Menu superior Warehouse > Encomenda de compra, ou ir para Purchase orders.

Purchase orders list Purchase orders list

Da lista pode:

  • ** Criar uma nova ordem**: Clique em Criar uma nova encomenda de compra para adicionar uma ordem para um fornecedor, com linhas (produtos, quantidades, preços) e data de entrega opcional esperada.
  • ** Abra uma ordem**: Clique em uma linha para abrir o detalhe da ordem e editar linhas, quantidades ou status.
  • Filtro e ordenação: Use os cabeçalhos da tabela para ordenar; filtrar pelo estado, se necessário.

Importar de um documento {# import- from- a- document}

Quando cria ou edita uma encomenda de compra, pode carregar uma fatura do fornecedor ou documento de pedido (PDF, JPG ou PNG, até 10 MB) em vez de digitar cada linha à mão.

Secção: Purchase orders > Criar ou editar uma ordem > Importar do documento.

Como funciona:

  1. Upload your file — Clique em Import from document e escolha um PDF ou uma foto da fatura.
  2. WAMA lê o documento — WAMA verifica o ficheiro para encontrar o fornecedor, produtos, quantidades e preços.
  3. ** Comparando com seu catálogo** — WAMA compara o que encontrou com seus fornecedores e produtos existentes.
  4. **Revisão antes de gravar ** A ordem é preenchida automaticamente. Verifique o fornecedor, quantidades e preços, em seguida, economizar.

Como os produtos são combinados

Para cada linha de produtos lidos do documento, a WAMA pesquisa seu catálogo e tenta ligá-lo a um produto existente. Verifica, por ordem:

  • Código do produto — se o código no documento corresponder a um código do produto no WAMA
  • Código de barras — se um código de barras no documento corresponder a um produto no WAMA
  • Nome do produto — se o nome no documento corresponder ou estiver muito próximo de um nome do produto no WAMA

WAMA prefere um código ou código de barras exatos em vez de um nome. Se nada no seu catálogo combina com confiança suficiente, essa linha não é adicionada à ordem.

Nota

** Os produtos já devem existir no WAMA. ** Apenas produtos que já estão em seu catálogo podem ser adicionados à ordem. Se um produto no documento não estiver no WAMA, essa linha é ignorada. Adicione produtos em falta primeiro em Produtos, depois importe novamente ou adicione essas linhas manualmente.

A mesma importação está disponível na aplicação WAMA Android — abra uma encomenda de compra e use Import.

Status da encomenda de compra

As ordens passam por estes estados:

  • Novo: A ordem é guardada, mas ainda não enviada ao fornecedor. Pode mudar linhas e quantidades.
  • Lançado: A encomenda foi enviada ao fornecedor (por exemplo, por e-mail ou marcada como enviada). Ainda pode ajustar a quantidade recebida por linha.
  • ** Recebido**: Alguns ou todos os bens foram recebidos. Pode registar o quanto ainda é notável.
  • Fechado: A ordem está completa. Todas as quantidades recebidas foram aplicadas ao armazém. A ordem não pode mais ser editada.
  • ** Cancelled**: A ordem não será cumprida. Nenhum stock é atualizado.

Quando fechar uma ordem, stock de armazém é atualizado de acordo com a quantidade recebida (excedente reduzido a zero para essas linhas). As quantidades de produtos e o historial das stock reflectem as quantidades recebidas.

Registo das quantidades recebidas

Para cada linha de ordem pode definir a quantidade pendente: o montante ainda a ser recebido. Quando recebe parcialmente os bens, reduza a quantidade pendente e economize. Quando tudo é recebido, ajuste para zero e depois fechar a ordem para que o stock seja atualizado.

Visualização de pedidos de compra de um produto

Para ver se um produto está em ordem e quando é esperado:

Secção: Products > *Clique num produto * > Encomendas de compra tab.

Product detail - Purchase orders tab Product detail - Purchase orders tab

A aba mostra apenas open ordens (não fechadas ou canceladas) e apenas linhas que ainda têm quantidade pendente > 0. Para cada linha o utilizador vê:

  • ** Ordem**: Link para a encomenda de compra.
  • ** Status**: Estado da ordem (por exemplo, Lançado, Recebido).
  • Quantidade ordenada e Quantidade pendente.
  • ** Entrega esperada**: Mostrado em vermelho se a data está no passado.

Estes dados são carregados apenas quando abrir a guia Compra encomendas, então os detalhes do produto permanecem rápidos.