Einkaufsbestellungen

Mit Einkaufsbestellungen können Sie Bestellungen bei Lieferanten erfassen, deren Status verfolgen (Neu, Freigegeben, Empfangen, Abgeschlossen, Storniert) und Mengen aktualisieren, wenn Waren eingehen. Auf der Produktdetailseite sehen Sie außerdem, ob ein Produkt bestellt ist und wann es voraussichtlich geliefert wird.

Zugriff auf Einkaufsbestellungen

Bereich: Hauptmenü Lager > Einkaufsbestellungen oder Einkaufsbestellungen.

In der Liste können Sie:

Neue Bestellung erstellen: Klicken Sie auf Neue Einkaufsbestellung erstellen, um eine Bestellung für einen Lieferanten mit Positionen (Produkte, Mengen, Preise) und optionalem erwartetem Lieferdatum anzulegen.
Bestellung öffnen: Klicken Sie auf eine Zeile, um die Bestelldetails zu öffnen und Positionen, Mengen oder den Status zu bearbeiten.
Filtern und sortieren: Nutzen Sie die Tabellenüberschriften zum Sortieren; filtern Sie bei Bedarf nach Status.

Aus einem Dokument importieren

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Einkaufsbestellung können Sie eine Lieferantenrechnung oder Bestellung (PDF, JPG oder PNG, bis 10 MB) hochladen, statt jede Zeile manuell einzutippen.

Bereich: Einkaufsbestellungen > Bestellung erstellen oder bearbeiten > Aus Dokument importieren.

So funktioniert es:

Datei hochladen — Klicken Sie auf Aus Dokument importieren und wählen Sie ein PDF oder ein Foto der Rechnung.
WAMA liest das Dokument — WAMA durchsucht die Datei nach Lieferant, Produkten, Mengen und Preisen.
Abgleich mit Ihrem Katalog — WAMA vergleicht die gefundenen Angaben mit Ihren vorhandenen Lieferanten und Produkten.
Vor dem Speichern prüfen — Die Bestellung wird automatisch ausgefüllt. Prüfen Sie Lieferant, Mengen und Preise, dann speichern.

Wie Produkte zugeordnet werden

Für jede Produktzeile aus dem Dokument durchsucht WAMA Ihren Katalog und versucht, sie einem vorhandenen Produkt zuzuordnen. Dabei prüft WAMA in dieser Reihenfolge:

Produktcode — wenn der Code im Dokument mit einem Produktcode in WAMA übereinstimmt
Barcode — wenn ein Barcode im Dokument mit einem Produkt in WAMA übereinstimmt
Produktname — wenn der Name im Dokument mit einem Produktnamen in WAMA übereinstimmt oder sehr ähnlich ist

WAMA vertraut einer exakten Code- oder Barcode-Übereinstimmung mehr als einer Namensübereinstimmung. Gibt es keine ausreichend sichere Zuordnung im Katalog, wird diese Zeile nicht zur Bestellung hinzugefügt.

Anmerkung

Produkte müssen bereits in WAMA existieren. Nur Produkte, die schon in Ihrem Katalog sind, können der Bestellung hinzugefügt werden. Fehlt ein Produkt aus dem Dokument in WAMA, wird diese Zeile übersprungen. Legen Sie fehlende Produkte zuerst unter Produkte an und importieren Sie erneut oder ergänzen Sie die Zeilen manuell.

Derselbe Import ist auch in der WAMA-Android-App verfügbar — öffnen Sie eine Einkaufsbestellung und nutzen Sie Importieren.

Status von Einkaufsbestellungen

Bestellungen durchlaufen folgende Status:

Neu: Die Bestellung ist gespeichert, aber noch nicht an den Lieferanten gesendet. Positionen und Mengen können geändert werden.
Freigegeben: Die Bestellung wurde an den Lieferanten gesendet (z. B. per E-Mail oder als versendet markiert). Die ausstehende Menge pro Position kann noch angepasst werden.
Empfangen: Ein Teil oder die gesamte Ware wurde empfangen. Sie können erfassen, wie viel noch aussteht.
Abgeschlossen: Die Bestellung ist vollständig. Alle empfangenen Mengen wurden dem Lagerbestand gutgeschrieben. Die Bestellung kann nicht mehr bearbeitet werden.
Storniert: Die Bestellung wird nicht ausgeführt. Der Lagerbestand wird nicht aktualisiert.

Wenn Sie eine Bestellung abschließen, wird der Lagerbestand entsprechend der empfangenen Menge aktualisiert (ausstehende Menge für diese Positionen auf null reduziert). Produktmengen und Lagerbestandshistorie spiegeln die empfangenen Mengen wider.

Empfangene Mengen erfassen

Für jede Bestellposition können Sie die ausstehende Menge festlegen: die noch zu empfangende Menge. Bei Teillieferungen reduzieren Sie die ausstehende Menge und speichern. Wenn alles empfangen wurde, setzen Sie die ausstehende Menge auf null und schließen die Bestellung ab, damit der Lagerbestand aktualisiert wird.

Einkaufsbestellungen aus einem Produkt anzeigen

Um zu prüfen, ob ein Produkt bestellt ist und wann es voraussichtlich geliefert wird:

Bereich: Produkte > Auf ein Produkt klicken > Registerkarte Einkaufsbestellungen.

Die Registerkarte zeigt nur offene Bestellungen (nicht abgeschlossen oder storniert) und nur Positionen mit ausstehender Menge > 0. Für jede Position sehen Sie:

Bestellung: Link zur Einkaufsbestellung.
Status: Bestellstatus (z. B. Freigegeben, Empfangen).
Bestellte Menge und Ausstehende Menge.
Erwartete Lieferung: Rot hervorgehoben, wenn das Datum in der Vergangenheit liegt.

Diese Daten werden erst geladen, wenn Sie die Registerkarte Einkaufsbestellungen öffnen, damit die Produktdetails schnell bleiben.